Vermeiden Sie Investitionen in eine Prozessdokumentation, die niemand nutzt

Viele Unternehmen investieren in eine Prozessdokumentation, die nicht wirklich aktiv genutzt wird. Welche Strategien gibt es also, um Geschäftsprozesse für die Mitarbeiter nützlich zu machen, so dass sie über die reine Einhaltung von Vorschriften hinaus einen Mehrwert bieten?

In diesem Webinar analysieren wir das Problem und seine potenziellen Lösungen. Sehen Sie es sich an, um zu erfahren, wie Sie:

• Unklarheiten bei den Zuständigkeiten verringern.
• Prozessverantwortung für Qualität und Relevanz delegieren.
• Ihre Prozesse genauso agil gestalten wie Ihre schnellsten Lernenden.
• Ihre Prozesse in interaktive Leitfäden für die Arbeitsausführung verwandeln.

Schau es dir jetzt an! Oder lesen Sie die wichtigsten Erkenntnisse unten ⬇️

Die wichtigsten Punkte und Erkenntnisse aus dem Webinar:

Dieses Webinar betont die Wichtigkeit, BPM an den Bedürfnissen und Perspektiven der Mitarbeiter auszurichten, deren Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen zu nutzen und die Prozessverantwortung zu dezentralisieren, um Engagement und Verantwortlichkeit zu fördern.

1. Treiber für die Dokumentation von Mapping-Prozessen:
   • Compliance-Risiko: Erfüllung externer und interner Stakeholder-Anforderungen in regulierten Branchen durch Dokumentation und Ausführung von Prozessen.
   • IT implementation risk: Mapping out business processes when implementing large IT systems like ERP or CRM to understand business requirements.
   • Effizienz: Fokus auf Prozessverbesserung, um Verschwendung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
2. Bedeutung des Ausgangspunkts:
   • Der Ausgangspunkt hat einen erheblichen Einfluss auf die Eignung von Lösungen zur Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessdokumentation.
3. Fallstudie 1: ERP-Systemimplementierung:
   • Ein Unternehmen bildete über 200 Prozesse ab, die auf ERP-Funktionalitäten ausgerichtet waren.
   • Verwendung einer vereinfachten Version der BPM-Notation, um sie benutzerfreundlich zu gestalten.
   • Schwierigkeiten mit konkurrierenden Verantwortlichkeiten zwischen Process Excellence, Qualität und Lean-Funktionen.
   • Führte zu Prozessen, die von den Mitarbeitern nicht effektiv genutzt wurden.
4. Fallstudie 2: Standardisierung von Arbeitsabläufen:
   • Aufgrund von Variationen in den Arbeitsabläufen war eine Standardisierung unerlässlich.
   • Glue wurde verwendet, um Arbeitsanweisungen zu erstellen und zu verwalten, wobei Prozesse als Weg zur Zugriffssteuerung dienten.
   • Führte zu 559 Geschäftsprozessen mit durchschnittlich 3–4 Arbeitsanweisungen pro Prozess.
5. Kombination von BPM-Treibern:
   • Die Integration von Compliance-, IT- und Effizienzzielen ist für den BPM-Erfolg entscheidend.
   • Wenn man bei den Bedürfnissen der Organisation ansetzt und nicht bei einem System, führt dies zu effektiverem BPM.
6. Mitarbeiterzentrierter Ansatz:
   • Die Ausrichtung der Prozesse auf die Mitarbeiter und deren Bedürfnisse ist entscheidend.
   • Die Balance zwischen den Anforderungen gemeinsamer Systeme und individuellen Nutzern ist eine Herausforderung.
7. Mitarbeiter einbinden:
   • Die Einbeziehung von Mitarbeitern an vorderster Front in die Prozessdokumentation und -verbesserung wird oft übersehen.
   • Glue zielt darauf ab, sowohl Prozessexperten als auch reguläre Mitarbeiter in den Prozess einzubinden.
8. Feedback-Schleife:
   • Die Schaffung einer Feedback-Schleife von den Mitarbeitern zum Management und zurück ist für die kontinuierliche Verbesserung unerlässlich.
   • Prozesse für Mitarbeiter relevant und wertvoll zu machen, fördert die Beteiligung.
9. Prozesse ausführen:
   • Die Automatisierung und Orchestrierung von Prozessen stellt sicher, dass Aufgaben korrekt ausgeführt und nachverfolgt werden.
   • Bietet ein höheres Maß an Compliance und Verständnis dafür, wie Arbeit erledigt wird.
10. Prozesse verbessern:
    • Kontinuierliche Verbesserung beinhaltet schrittweise Änderungen und schließlich Reengineering.
    • Das Erfassen von Daten und Feedback der Mitarbeiter ist entscheidend für die Identifizierung von Verbesserungsbereichen.
11. Delegieren der Prozessverantwortung:
    • Die Dezentralisierung der Prozessverantwortung auf Abteilungsleiter oder Teamleiter ist entscheidend.
    • Es ermöglicht Mitarbeitern, die näher an der Arbeit sind, in die Prozessverbesserung einbezogen und engagiert zu werden.
12. Management einbinden:
    • Tools sollten einfach zu bedienen sein, da Prozessverantwortliche mit den Nutzern interagieren und Verbesserungsvorschläge bewerten müssen.
    • Der Prozessverantwortliche ist eher ein Business Improvement Manager als ein Prozessexperte.
13. Abschließende Gedanken:
    • Prozesse um die Mitarbeiter und ihre Bedürfnisse zu zentrieren, ist eine wertvolle Philosophie.
    • Die Betonung eines mitarbeiterzentrierten Ansatzes kann zu effektiverem BPM führen.